名刺管理ツールとメール配信をつなぐときの同意管理｜名刺の相手に送れる範囲と配信停止の扱い

名刺特定電子メール法個人情報保護法配信停止インポート

この記事でできること

名刺管理サービスにたまった連絡先をBrevoに取り込む前に、誰に送ってよいかと配信停止をどう漏れなく扱うかを決められます。法律の整理は、総務省・消費者庁の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」と、個人情報保護委員会のFAQにもとづいています。

注意： この記事は法令の一般的な説明で、個別の事案への助言ではありません。判断に迷う場合は弁護士や所管官庁に確認してください。

なぜ必要か

名刺のデータは営業活動のたびに増えるため、まとめて配信リストに入れたくなります。ところが名刺の連絡先には、次の問題が起きやすい特徴があります。

  • 営業担当が電話や対面で受けた「もう送らないで」が、配信ツールに届かない
  • 名刺管理側とBrevo側で、配信停止の情報がずれる
  • 相手が配信を予想しておらず、迷惑メール報告が増えて到達率が下がる

法律上送れる相手かどうかと、安全に送り続けられるかどうかは、分けて考える必要があります。

法律上の整理：名刺の相手には送れる

特定電子メール法：名刺は「同意なしで送れる相手」に含まれる

特定電子メール法は、原則として事前に同意した相手にだけ広告メールを送れるオプトイン方式です。例外の1つとして、名刺などの書面で自分のメールアドレスを知らせてきた人には、同意がなくても送れます（第3条第1項第2号、施行規則第2条）。

ガイドラインは理由として、名刺を渡した側にも「受け取った相手からメールが来ることについて一定の予測可能性がある」ことを挙げています。

ただし、次の条件と義務は残ります。

項目内容
送信者が特定されていることアドレスを知らせた相手（名刺を受け取った会社）が送る場合に限る。「第三者からメールを送ることがあります」のような形では、例外に当たらない
受信拒否拒否の通知を受けたら、以後は送れない（第3条第3項）
表示義務送信者の名称、受信拒否の連絡先、住所、問い合わせ先をメールに書く（第4条）
同意の記録法律上の保存義務は、同意を得た相手が対象。名刺の相手は対象外だが、受け取った日と経緯を残しておくと説明しやすい

個人情報保護法：自社の広告メールなら利用目的が明らか

個人情報保護委員会のFAQ（Q4-16）は、従業者であることを明らかにして交換した名刺について、次のように整理しています。名刺の連絡先に自社業務の広告メールを送ることは、「取得の状況からみて利用目的が明らか」な場合に当たります。業務時間外や社外で交換した場合も、従業者であることを明らかにしていれば同じです。

FAQは同時に、広告メールには特定電子メール法などほかの法律も守る必要があると述べています。

送れるかどうかの早見表

ケース送れるか
自社の社員が商談や展示会で受け取った名刺送れる。拒否を受けたら止める
名刺に「広告メールお断り」などの表示がある送らない
他社から譲り受けた名刺データや、自社が直接受け取っていない連絡先送れない。同意を取る必要がある
グループ会社や提携先の名前で送る名刺を受け取った会社と送信者が違うと、例外に当たらない
通信販売の広告メール特定商取引法の事前承諾が別に必要。名刺の例外はない
一度でも配信停止や受信拒否を伝えてきた人送れない

Brevoでの安全な運用

1. 取り込む前に、取得経路を属性に入れる

名刺管理サービスから書き出すとき、次の列を加えてからBrevoに取り込みます。CSVの列とBrevoの属性の対応付けは、連絡先のインポートの手順で行います。

属性の例入れる値
取得経路名刺
取得日名刺を交換した日
取得した担当者名刺を受け取った社員
取得の場展示会名、商談など

名刺管理サービスによっては、CSVの書き出しやAPI、Zapierなどの連携ツールが使えます。使える機能はサービスとプランで異なるので、各社の案内を確認してください。

2. フォームで登録した人とリストを分ける

「名刺（配信の意思は未確認）」と「メルマガ購読者（フォームで同意）」を別のリストにします。配信内容や頻度を分けられ、迷惑メール報告が増えたときに原因も切り分けやすくなります。

3. 最初の1通で、配信内容と停止方法を伝える

名刺の相手への最初のメールは、名刺交換のお礼と、今後どんな内容をどのくらいの頻度で送るかを書きます。配信停止の方法は本文の目立つ場所に置きます。相手の予測と実際の配信を揃えることが、迷惑メール報告を防ぐいちばんの対策です。

4. 配信停止を双方向で揃える

方向やること
営業→Brevo電話や対面で受けた拒否は、その日のうちに「Contacts（連絡先）」→「Blocklist（ブロックリスト）」に入れる
過去の拒否→Brevoほかのツールで受けた配信停止は、ブロックリストとしてインポートする
Brevo→営業Brevoで配信停止した人を定期的に書き出し、名刺管理側にも「メール配信停止」と記録する

名刺データを取り込み直すたびに、配信停止した人が配信対象に戻っていないかを確認してください。

5. 古い名刺は少しずつ送る

何年も前の名刺には、転職や退職で使われなくなったアドレスが混じります。バウンスや迷惑メール報告が一度に増えると、送信ドメインの評判が下がります。新しい名刺から順に、少ない通数で送り始めてください。詳しくは認証は合格なのに迷惑メールに入る原因を参照してください。

よくある疑問

Q. 何年前の名刺まで送ってよいですか？ A. 法律に期限の定めはありません。ただし時間がたつほど相手の予測可能性は薄れ、宛先不明やバウンスも増えます。古い名刺は、最初の1通で今後も受け取るかを確認するのがおすすめです。

Q. 同僚が受け取った名刺に、自分の名前で送ってもよいですか？ A. 社員として会社を代表して受け取った名刺なら、送信者は会社です。社内の別の担当者が会社の名前で送ることは、例外の範囲に収まると考えられます。送信者の表示は会社名にしてください。

Q. 名刺の相手に送るとき、同意の記録は必要ですか？ A. 特定電子メール法の記録保存の義務は、同意を得た相手が対象で、名刺の相手は含まれません。ただし、苦情や問い合わせに説明できるよう、取得日と経緯は属性に残しておくのが安全です。

Q. BtoBなら、法人の代表アドレスにも送れますか？ A. Webサイトなどでアドレスを公表している団体には、同意なしで送れます（第3条第1項第4号）。ただし「広告メールお断り」などの表示があれば送れません。名刺とは別の例外なので、取得経路を区別して記録してください。

出典（確認日：2026年11月4日）

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