はじめに
日本企業がメールを送信する際、特定商取引法で記載義務がある企業情報や個人情報保護ポリシーへのリンクをすべてのメールに含める必要があります。Brevoの署名機能を活用すれば、この手間を大幅に削減でき、法的リスクも低減できます。
本記事では、Brevoで複数のクライアント環境を運用してきた経験から、実際に効果のあった署名設定方法を具体的に解説します。
なぜメール署名は重要なのか
メール署名に記載すべき情報：
- 企業名・代表者名
- 住所・電話番号（特定商取引法第11条）
- メールアドレス
- 個人情報保護ポリシーへのリンク
- 営業時間・休業日（必要に応じて）
これらを毎回手動で追加するのは非効率で、入力漏れのリスクもあります。Brevoの署名機能なら、設定後は自動的にすべてのメールに追加されます。
Brevoでの署名設定手順
ステップ1：管理画面にアクセス
- Brevoダッシュボードにログイン
- Settings（設定） → Company（企業情報） にアクセス
ステップ2：企業情報を入力
Company（企業情報） セクションで以下を登録：
- Company name（企業名）
- Representative name（代表者名）
- Address（住所）
- Phone number（電話番号）
- Website URL（WebサイトURL）
重要： これらの情報は法的要件になるため、必ず正確に入力してください。特に住所と企業名は、特定商取引法で記載義務のある情報です。
ステップ3：署名テンプレートを作成
- Contacts（Contacts管理） → Email Templates（メールテンプレート） を開く
- 新規テンプレートを作成するか、既存テンプレートを編集
- テンプレートエディタの下部に署名ブロックを挿入
ステップ4：署名ブロックにコンテンツを追加
署名には以下の構成を推奨：
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【企業名】
〇〇株式会社
〒123-4567 東京都渋谷区〇〇
電話：03-XXXX-XXXX
メール：support@example.com
【営業時間】
平日 9:00～18:00（土日祝休）
【個人情報について】
個人情報の取り扱いについては、
こちらの個人情報保護ポリシーをご覧ください。
→ https://example.com/privacyヒント： 署名内の電話番号やメールアドレスをリンク化すると、モバイルユーザーの利便性が向上します。例：
tel:0312345678やmailto:support@example.com
ステップ5：メール送信時に署名を適用
キャンペーン送信画面で：
- Email（メール） → Campaign（キャンペーン） を選択
- メール本文を作成後、Signature（署名） ドロップダウンから先ほど作成した署名テンプレートを選択
- プレビューで確認してから送信
よくある注意点
署名が重複する場合
HTMLメールとテキストメール版の両方に署名が入ると重複することがあります。
解決策：
- テンプレート内に直接署名を埋め込む場合は、システム署名機能は「なし」に設定
- または、HTMLメール版のみに署名を設定し、テキスト版は手動管理
長すぎる署名
署名が長いと、メール本文が埋もれます。3～5行程度に収めることを推奨します。
詳細情報が必要な場合は、Webサイトのリンクに誘導しましょう。
改行やスペースの崩れ
異なるメールクライアント間で署名の見た目が崩れることがあります。
注意： プレビュー機能で Desktop（デスクトップ） / Mobile（モバイル） / Outlook など複数環境で確認してください。
実装後の確認チェックリスト
- テスト送信で署名が正しく表示されているか確認
- デスクトップとモバイルの両方で確認
- 特定商取引法に必要な情報がすべて含まれているか確認
- 個人情報保護ポリシーへのリンクが有効か確認
- 電話番号やメールアドレスのリンク形式は正しいか確認
まとめ
Brevoの署名機能を適切に設定することで、法的コンプライアンスを自動化でき、手間を削減できます。特に複数のメールテンプレートを運用する場合、署名を一元管理することで、更新時の漏れも防げます。
定期的に情報が変わった場合は、署名テンプレートを更新することを忘れずに。